Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 14.02.2024

 Polityka Prywatności
 BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION

1. Administrator przetwarzania danych osobowych
1.1. Administratorem przetwarzania danych osobowych jest BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, ujednolicony numer rejestracyjny 7010885535, siedziba statutowa: Ludwika Waryńskiego 3a, 00-645 Warszawa, telefon +48576382088, adres e-mail: info@balticcouncil.pl, zwany dalej Administratorem, który przy użyciu technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych przetwarza dane Usługobiorcy (zwanego dalej Klientem ), a także dane innych osób w zakresie i w sposób wymagany i dozwolony przez przepisy ustawowe i wykonawcze Polski i Unii Europejskiej.
Procesor. Za pośrednictwem Administratora, dane Klienta mogą być również otrzymywane i przetwarzane przez inne podmioty przetwarzające dane osobowe powiązane i upoważnione przez BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION.
2. WARUNKI I DEFINICJE
2.1. Podmiot danych (zwany dalej "Podmiotem") - każda osoba fizyczna lub prawna, która przekazała Administratorowi swoje dane osobowe i, której dane są przetwarzane przez Administratora zgodnie z Ogólnymi zasadami przetwarzania danych osobowych.
2.2. Dane Osobowe (dalej zwane - Danymi) - dane dotyczące Podmiotu, które Podmiot przekazał Administratorowi za pośrednictwem strony internetowej Administratora https://www.balticcouncil.pl, takie jak formularze zgłoszeniowe online, pliki cookie, subskrypcje biuletynów, powiadomień lub innych usług Administratora, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu. Dane te obejmują imię, nazwisko, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail i inne osobiste dane identyfikacyjne Podmiotu.
2.3. Przetwarzanie Danych Osobowych - wszelkie operacje wykonywane na Danych, gromadzenie, rejestrowanie, organizowanie, przechowywanie, przekształcanie, udzielanie dostępu, przeglądanie i wyszukiwanie, wykorzystywanie, przekazywanie stronom trzecim (w celu inicjowania i świadczenia usług, a także w celu wypełnienia i zapewnienia zobowiązań umownych), wzajemne wykorzystywanie, usuwanie lub dowolna z wyżej wymienionych operacji, niezależnie od sposobu wykonywania operacji lub użytych środków.
2.4. Osoba trzecia - każda osoba fizyczna lub prawna inna niż Podmiot, Administrator lub osoba, która przetwarza Dane w imieniu Administratora.
3. Obowiązujące przepisy:
3.1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (zwane dalej "RODO");
3.2. Ustawa o przetwarzaniu danych osobowych;
3.3. Prawo archiwizacji;
3.4. Ustawa o rachunkowości;
3.5. Prawo dotyczące dokumentów elektronicznych;
3.6. itd.
4. Jaka jest polityka prywatności?
4.1. Polityka prywatności (zwana dalej "Polityką") zawiera informacje o tym, w jaki sposób Administrator (BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION) gromadzi, przetwarza, przechowuje, udostępnia, usuwa i chroni dane Klienta i innych osób, zapewniając w ten sposób, że dane osobowe Klienta są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Klienta. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych Klienta, przetwarzania danych osoby fizycznej oraz usług świadczonych na rzecz Klienta.
4.2. Jeśli Administrator zaktualizuje niniejszą Politykę, wszelkie zmiany zostaną opublikowane na stronie internetowej BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION https://www.balticcouncil.pl, w sekcji "O nas".
4.3. W celu zapewnienia Klientowi lepszych i bardziej odpowiednich produktów i usług, a także w celu zapewnienia, utrzymania, ochrony i ulepszania istniejących produktów i usług, BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarza dane zebrane w związku ze świadczeniem usług.
5. Jakie dane osobowe są przetwarzane przez stowarzyszenie BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION?
5.1. Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION zależą od usług, z których korzysta Klient. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest uprawnione do przetwarzania następujących kategorii danych osobowych w celach określonych w punkcie 7 niniejszej Polityki:
5.1.1. imię, nazwisko, numer PESEL/data urodzenia, adres korespondencyjny, numer telefonu i adres e-mail;
5.1.2. dane bankowe;
5.1.3. dane dokumentu tożsamości (numer dokumentu, data i miejsce wydania itp.);
5.1.4. dokumenty edukacyjne;
5.1.5. dane, które Klient sam przekazuje stowarzyszeniu BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION.
5.2. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarza następujące dane w trakcie świadczenia usług w celach określonych w punkcie 7 niniejszej Polityki:
5.2.1. numery telefonów podane przez Klienta, pod które należy dzwonić w razie potrzeby, jeśli nie można skontaktować się z Klientem;
5.2.2. informacje wymagane w procesie kształcenia za granicą;
5.2.3. oraz inne dane osobowe, w zależności od rodzaju usługi świadczonej na rzecz Klienta, na przetwarzanie których uzyskano zgodę osoby, której dane dotyczą.
6. CELE I ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
6.1. Zgoda Klienta - jako osoba, której dotyczą dane, Klient wyraża zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych w określonych celach. Zgoda Klienta na cele marketingu bezpośredniego, w celu składania nowych i indywidualnych ofert będzie miała zastosowanie do działań BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION po wejściu w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO. Zgoda Klienta jest jego wolną wolą i niezależną decyzją, która może zostać udzielona w dowolnym momencie, umożliwiając BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarzanie danych osobowych w określonych celach. Zgoda Klienta jest dla stowarzyszenia wiążąca, jeśli zostanie udzielona ustnie (podczas rozmowy telefonicznej po zidentyfikowaniu Klienta) lub na piśmie poprzez wypełnienie formularza w biurze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, lub poprzez wysłanie wniosku elektronicznego po zidentyfikowaniu Klienta. Klient ma prawo do wycofania swojej uprzedniej zgody w dowolnym momencie za pośrednictwem określonych kanałów komunikacji ze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION. Zgłoszone zmiany wejdą w życie w ciągu trzech dni roboczych od otrzymania wniosku. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
6.2. Zawarcie i wykonanie umowy - aby BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION mogło zawrzeć i wykonać umowę z Klientem, świadczyć wysokiej jakości usługi i obsługiwać Klienta, musi gromadzić i przetwarzać określone dane osobowe, które są zbierane przed zawarciem umowy ze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION lub w trakcie już zawartej umowy.
6.3. Uzasadnione interesy BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION - biorąc pod uwagę interesy BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, które opierają się na świadczeniu wysokiej jakości usług i terminowym wsparciu Klienta,  BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION ma prawo przetwarzać dane osobowe Klienta w zakresie obiektywnie niezbędnym i wystarczającym do celów określonych w punkcie 7 niniejszej Polityki. Przetwarzanie danych osobowych poprzez świadczenie usług bezpośrednich uznaje się za uzasadniony interes BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION.
6.4. Zgodność ze zobowiązaniami prawnymi - BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych w celu spełnienia wymogów aktów prawnych, a także w celu udzielenia odpowiedzi na zgodne z prawem wnioski władz państwowych i lokalnych.
6.5. Ochrona interesów życiowych - BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych w celu ochrony interesów życiowych Klienta lub innej osoby fizycznej, np. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów humanitarnych, do monitorowania klęsk żywiołowych i katastrof spowodowanych przez człowieka, w szczególności epidemii i ich rozprzestrzeniania się, lub w sytuacjach kryzysowych (akty terroryzmu, katastrofy technologiczne itp.).
6.6. Wykonywanie władzy publicznej lub interes publiczny - BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest uprawnione do przetwarzania danych w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach wykonywania władzy publicznej zgodnie z prawem powierzonej BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION. W takich przypadkach, podstawy przetwarzania danych osobowych zawarte sa w przepisach ustawowych i wykonawczych.
6.7. Polityka stosowana jest w celu zapewnienia prywatności i ochrony danych: a) osób fizycznych - klientów i ich przedstawicieli prawnych (w tym potencjalnych, byłych i obecnych), a także osób trzecich, które otrzymują lub przekazują Administratorowi jakiekolwiek informacje w związku ze świadczeniem usług na rzecz osoby fizycznej (w tym kontaktów, płatników itp.); b) osób odwiedzających strony internetowe i aplikacje mobilne prowadzone przez Administratora.
6.8. Administrator dba o prywatność i ochronę Danych Podmiotów, przestrzega praw Podmiotów do zgodnego z prawem przetwarzania Danych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności i przetwarzania danych.
6.9. Polityka ma zastosowanie do przetwarzania Danych niezależnie od formy i/lub środowiska, w którym Podmiot Danych dostarcza Dane (na stronie internetowej Administratora, w aplikacjach mobilnych, w formie papierowej lub telefonicznie) oraz w którym systemie Administratora Dane są przetwarzane lub jeśli znajdują się one w formie papierowej.
6.10. Administrator zobowiązuje się nie przekazywać ani nie dzierżawić Danych osobom trzecim (z wyjątkiem sytuacji, gdy przekazanie Danych jest niezbędne do wykonania wzajemnych zobowiązań).
6.11. Przetwarzając Dane, Administrator przestrzega zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych i ogólnym rozporządzeniu UE o ochronie danych RODO.
7. W jakich celach BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION będzie przetwarzać dane osobowe Klienta?
7.1. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarza dane osobowe w celu zapewnienia wysokiej jakości, terminowego i odpowiedniego świadczenia usług na rzecz Klienta w ramach stosunku umownego ze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION:
7.1.1. W celu kontroli relacji z Klientem (również na odległość), przy zapewnianiu zawierania Umów i ich realizacji, a także realizacji procesów z nimi związanych;
7.1.2. W celu rozpatrywania reklamacji Klienta i świadczenia wsparcia (w tym wsparcia technicznego) w związku ze świadczonymi usługami;
7.1.3. efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi, w tym administrowanie płatnościami i długami Klienta.
7.2. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarza dane osobowe w celu promowania rozwoju sektora i oferowania nowych usług Klientom, w tym:
7.2.1. do opracowywania i oferowania nowych usług;
7.2.2. w celu analizy rynku i rozwoju modelu biznesowego, w ramach których przetwarzane są dane statystyczne klientów BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION.
7.3. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION przetwarza dane osobowe w celu ustanowienia i utrzymania wewnętrznych procesów BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, zapewnienia obiegu dokumentów i innych procesów wewnętrznych (np. archiwizacji umów i innych dokumentów) w zakresie niezbędnym i wystarczającym do tego celu.
7.4. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest uprawnione do przetwarzania danych w celach wskazanych poniżej, a także w innych celach, za dobrowolną i wyraźną zgodą Klienta:
7.4.1. Weryfikacja danych osobowych Klienta w bazach historii zadłużenia przed zawarciem umowy w celu oceny zdolności Klienta do wykonania zobowiązań wynikających z umowy, gdy w trakcie obowiązywania umowy taka weryfikacja jest konieczna w celu zaoferowania Klientowi nowych i bardziej zaawansowanych usług;
7.4.2. Promowanie wizerunku BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION na rynku poprzez przyznawanie premii, organizowanie ankiet w celu poprawy istniejących usług, seminariów i szkoleń, a także opracowywanie nowych usług.
8. Czy Klient ma prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych?
8.1. Klient ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub odmówić otrzymywania informacji handlowych w dowolnym momencie, informując BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION ustnie (podczas rozmowy telefonicznej po zidentyfikowaniu klienta), dzwoniąc, pisemnie, wypełniając formularz w biurze stowarzyszenia BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION lub wysyłając wniosek elektroniczny, podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym, na adres e-mail. Zgłoszone zmiany wejdą w życie w ciągu trzech dni roboczych i mogą mieć zastosowanie do niektórych lub wszystkich danych przekazanych przez Klienta (w zależności od życzeń Klienta, ale nie do danych, bez których wykonanie zobowiązań umownych jest niemożliwe). Zmiany nie będą miały wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed wniesieniem przez Klienta sprzeciwu i/lub odmowy, o których mowa w niniejszym paragrafie.
9. W jaki sposób BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION uzyskuje dane osobowe Klienta?
9.1. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION uzyskuje dane osobowe Klienta, gdy Klient:
9.1.1. korzysta z usług BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION (w biurze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION lub zdalnie, po uprzedniej identyfikacji Klienta);
9.1.2. subskrybuje otrzymywanie wiadomości, powiadomień lub innych usług od BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION;
9.1.3. prosi BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION o więcej informacji na temat usługi, z której korzysta Klient lub kontaktuje się z BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION w związku ze skargą lub prośbą o informacje identyfikujące Klienta;
9.1.4. bierze udział w konkursach, loteriach lub ankietach;
9.2. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION może przetwarzać dane osobowe Klienta otrzymane od osób trzecich, jeśli Klient wyraził na to zgodę (np. od posiadaczy baz danych historii długów itp.).
10. Jaki jest okres przetwarzania danych osobowych Klienta?
10.1. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION będzie przetwarzać dane osobowe Klienta tak długo, jak długo będzie występować co najmniej jedna z poniższych okoliczności:
10.1.1. Umowa pomiędzy Klientem a BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest ważna;
10.1.2. okres przechowywania danych osobowych jest określony lub wynika z przepisów ustawowych i wykonawczych Republiki Łotewskiej i Unii Europejskiej;
10.1.3. w zakresie niezbędnym do wykonywania i ochrony uzasadnionych interesów BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, takich jak:
10.1.3.1. przez zastrzeżenie: 10 lat, z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków przechowywania;
10.1.3.2. wnioski/propozycje: 2 lata.
10.1.4. tak długo, jak zgoda Klienta na przetwarzanie danych osobowych nie zostanie odwołana.
11. Udostępnianie danych osobowych Klienta
11.1. W celu świadczenia usług na rzecz Klienta BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION może udostępniać dane osobowe Klienta:
11.1.1. partnerom biznesowym zaangażowanym w świadczenie usług, z których korzysta Klient (zapewnienie edukacji za granicą);
11.2. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION jest zobowiązane do udzielania informacji na temat danych osobowych organom ścigania, sądom lub innym organom państwowym i miejskim, jeśli wynika to z przepisów ustawowych lub wniosku o udzielenie informacji przez odpowiedni organ;
11.3. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION udostępni dane osobowe Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym i wystarczającym zgodnie z wymogami aktów prawnych i obiektywnymi okolicznościami danej sytuacji;
11.4. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION zastrzega sobie prawo do przekazywania danych osobowych Klienta innym usługodawcom, jeśli jest to konieczne dla lepszej obsługi i jakości usług świadczonych na rzecz Klienta.
12. W jaki sposób BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION chroni dane osobowe Klienta będące w jego posiadaniu?
12.1. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION zapewnia, stale weryfikuje i ulepsza środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych Klienta przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Aby to zapewnić BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION stosuje nowoczesne technologie, wymagania techniczne i organizacyjne, w tym zapory ogniowe (firewall), wykrywanie włamań, oprogramowanie analityczne i szyfrowanie danych.
12.2. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION dokładnie sprawdza wszystkich usługodawców, którzy przetwarzają dane osobowe Klienta w imieniu BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, a także ocenia, czy partnerzy współpracujący (podmioty przetwarzające dane osobowe) stosują odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia, że przetwarzanie danych osobowych Klienta odbywa się zgodnie z delegacją administratora i wymogami aktów prawnych. Takie delegowanie przez Administratora podlega odrębnej umowie z Podmiotem Przetwarzającym Dane, w której Podmiot Przetwarzający Dane zobowiązuje się do przestrzegania wymogów obowiązujących przepisów prawa i regulacji. Partnerzy współpracujący nie mogą przetwarzać danych osobowych Klienta do celów własnych.
12.3. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawniony dostęp do danych osobowych i/lub utratę danych osobowych, jeśli nie jest to zależne od BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, na przykład z winy i/lub zaniedbania Klienta.
12.4. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION nie ujawnia danych osobowych Klienta ani żadnych informacji uzyskanych podczas świadczenia usług i okresu obowiązywania umowy stronom trzecim, w tym informacji o otrzymanych usługach, z wyjątkiem: jeżeli dana osoba trzecia jest zobowiązana do przekazania danych w ramach zawartej umowy w celu wykonania funkcji niezbędnej do realizacji umowy lub przekazanej na mocy przepisów prawa; zgodnie z wyraźną i jednoznaczną zgodą Klienta; osobom przewidzianym w zewnętrznych przepisach prawa i regulacjach, na ich uzasadnione żądanie w trybie i zakresie przewidzianym w zewnętrznych przepisach prawa i regulacjach; w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa zewnętrznego w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora, na przykład, w przypadku postępowań sądowych lub innym organom władzy publicznej, dotyczących osoby, która naruszyła prawnie uzasadnione interesy Administratora.
12.4. W przypadku wystąpienia zagrożenia danych osobowych Klienta BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION ma obowiązek powiadomienia Klienta.
13. Jakie są prawa Klienta?
13.1. Skontaktuj się ze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION, aby uzyskać kopie danych osobowych przechowywanych przez Administratora.
13.2. Sprostowania wszelkich danych osobowych na swój temat, przechowywanych przez Administratora, należy dokonać poprzez zażądanie zmian telefonicznie lub pisemnie, wypełniając formularz w biurze BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION lub wysyłając wniosek elektroniczny na adres e-mail podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym.
13.3. Klient ma prawo do uzyskania informacji o osobach fizycznych lub prawnych, które w określonym czasie otrzymały od Administratora informacje o Kliencie. BALTIC COUNCIL FOR INTERNATIONAL EDUCATION nie dostarczy Klientowi informacji o instytucjach państwowych, które są inicjatorami postępowania karnego, podmiotami działań operacyjnych lub innych instytucji, w odniesieniu do których prawo zabrania ujawniania takich informacji.
13.4. Żądanie usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych osobowych, których przetwarzanie nie jest już konieczne zgodnie z celami, dla których zostały zebrane i przetworzone (prawo "do bycia zapomnianym").
13.5. Klient ma prawo do przenoszenia swoich danych osobowych w przypadku zmiany dostawcy usług.
13.6. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych należy skontaktować się z Administratorem lub organem nadzorczym ds. przetwarzania danych osobowych Urząd Ochrony Danych Osobowych, www.uodo.gov.pl);
13.7. W celu uzyskania informacji na temat przetwarzania i ochrony danych osobowych Klienta, należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem - siedziba: Ludwika Waryńskiego 3a, 00-645 Warszawa, telefon +48576382088 E-mail: info@balticcouncil.pl.